การพัฒนาระบบสารสนเทศ

บทที่ 5 การพัฒนาระบบสารสนเทศ แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ ในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้เกิดขึ้นภายในองค์กร จัดทำได้ 4 วิธีด้วยกัน จัดทำขึ้นเองโดยอาศัยเจ้าหน้าที่ระบบงานคอมพิวเตอร์ - หากบุคลากรขาดความรู้ความสามารถอย่างแท้จริง ก็เกิด การเปลืองเวลาและทรัพยากรมาก มีความเสี่ยงสูง 2. ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาจัดทำระบบให้ - หน้าที่คือ ให้คำปรึกษาในการเขียนรายละเอียดสำหรับประมูลงานคอมพิวเตอร์ ให้คำปรึกษาในการวิเคราะห์และออกแบบระบบคอมพิวเตอร์ ให้บริการในการเขียนโปรแกรมที่ผู้ใช้ต้องการ ให้บริการติดตั้ง ดูแล ควบคุมระบบงาน ให้บริการอื่น ๆ เช่นการจัดซื้อ จัดหาระบบคอมพิวเตอร์ การเตรียมการเพื่อว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาระบบงานคอมพิวเตอร์ - ต้องดำเนินการดังนี้ -ผู้ว่าจ้างต้องศึกษาความต้องการให้ชัดเจน -จัดทำใบแจ้งให้บริษัทเสนอราคามาให้ -จัดส่งประกาศเชิญ -ประเมินข้อเสนอของบริษัท -เลือกบริษัทที่ปรึกษา -เจรจาต่อรองเงื่อนไขและราคา -จัดทำสัญญาว่าจ้าง -ควบคุมติดตามและประเมินผลงานของบริษัท แนวทางในการคัดเลือกบริษัทที่ปรึกษามาพัฒนาระบบ หรือซอฟต์แวร์ - มั่นคง มีประสบการณ์ มีบุคลากรที่มีความสามารถตรงสาขา มีเหตุและผลทางกฏเกณฑ์ 3. การซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จมาใช้ - ทำให้สะดวกรวดเร็ว น่าเชื่อถือ มีเอกสารประกอบ ใช้ง่าย ปรับปรุงง่าย ข้อเสีย บางประเภทมีราคาแพง ไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เปลี่ยนแปลงไม่ได้ ใช้งานยาก สรุปประเด็นในการพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ ดังนี้ -ในกรณีที่มีคอมพิวเตอร์ใช้งานอยู่แล้ว -ความสามารถพื้นฐานของซอฟต์แวร์ที่ควรพิจารณา -ประเด็นเกี่ยวกับราคาและค่าใช้จ่าย -ประเด็นเกี่ยวกับบริษัทผู้ขาย 4. ผู้ใช้ทำขึ้นเอง - พัฒนาโปรแกรมขึ้นมาใช้งานเอง ซึ่งไม่ซับซ้อนนัก ใช้เครื่องมือโปรแกรมประยุกต์ช่วย วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ ปฏิบัติตามขั้นตอนเรียกว่า “วัฏจักรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle หรือ SDLC)” การศึกษาเบื้องต้น กำหนดความต้องการ ออกแบบระบบ ออกแบบรายละเอียด เขียนและทดสอบโปรแกรม ทดสอบระบบ เปลี่ยนระบบ มีขั้นตอน 7 ขั้นตอน คือ แบบจำลองน้ำตก (Waterfall Model) ขั้นตอนที่ 1. การศึกษาเบื้องต้น (Preliminary Study) เป็นการศึกษาถึงความเหมาะสม กำหนดปัญหา หรือการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ จะเน้นศึกษาใน 5 ประการ คือ 1. ความเหมาะสมทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) - ศึกษาด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เหมาะสมหรือไม่ 2. ความเหมาะสมทางด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) - การปฏิบัติงานซ้ำซ้อนหรือไม่ ตรงหรือไม่ 3. ความเหมาะสมทางด้านการเงิน (Financial Feasibility) - เปรียบเทียบความคุ้มค่า ผลตอบแทน ค่าใช้จ่าย 4. ความเหมาะสมทางด้านเวลา (Schedule Feasibility) - พิจารณาเวลาในการสร้างระบบงาน การใช้เวลา 5. ความเหมาะสมทางด้านบุคลากร (Human Feasibility) - ดูความพร้อมของบุคลากร การพัฒนาบุคลากร ขั้นตอนที่ 2. การวิเคราะห์ระบบ (Analysis) เป็นการศึกษาระบบการทำงานเดิม ความตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ กำหนดความต้องการระบงานใหม่นักวิเคราะห์ต้องดำเนินการดังนี้ 1. ทบทวนวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการวิเคราะห์ระบบให้ชัดเจน 2. ศึกษาแนวทางที่ได้เสนอไว้ในรายงานการศึกษาเบื้องต้น 3. ศึกษาและรวบรวมเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับระบบ - แผนผังการจัดองค์กร (Organization Chart) - แผนงานของหน่วยงาน - เอกสารแบบฟอร์ม และรายงานต่าง ๆ ที่ใช้ในหน่วยงาน - กฎและระเบียบต่าง ๆ 4. ศึกษาความต้องการของผู้บริหาร - สัมภาษณ์ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน - สำรวจความต้องการโดยใช้แบบสอบถาม 5. ศึกษาสภาพการปฏิบัติงานจริง - ทำความเข้าใจเนื้อหาและรูปแบบของข้อมูลที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน - ทำความเข้าใจทางเดินของข้อมูล (Data Flow) - ทำความเข้าใจกระบวนการทำงาน ทำความเข้าใจในเรื่องการดูแลรักษาข้อมูล 6. จำแนกปัญหาในระบบปัจจุบัน 7.พิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหา 8.ร่างเค้าโครงของระบบใหม่ 9.คำนวณทรัพยากรต่าง ๆ 10.จัดทำรายงานการวิเคราะห์ระบบ ขั้นตอนที่ 3. การออกแบบระบบ (Design) ออกแบบระบบใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้และฝ่ายบริหาร เป็นขึ้นตอนต่อจากการวิเคราะห์โดยทั่วไปการออกแบบระบบจะกระทำใน 2 ขั้นตอนดังนี้ การออกแบบโครงสร้างของระบบ (Conceptual Design) เป็นการกำหนดว่าระบบใหม่มีการทำงานอะไร หรือเรียกว่า การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) - ทบทวนรายงานการวิเคราะห์ระบบ - แยกระบบงานรวมออกเป็นสองส่วนอย่างคร่าว ๆ - ออกแบบลำดับต่าง ๆ ของงาน - กำหนดส่วนที่คนและคอมพิวเตอร์ต้องทำงานประสานกัน การออกแบบในรายละเอียด (Detail Design) - ออกแบบรายละเอียดต่าง ๆ ของระบบ - ออกแบบข้อมูลต่าง ๆ สำหรับใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของระบบ - ออกแบบรายละเอียดและเนื้อหาของการฝึกอบรมที่จำเป็น - จัดทำรายงานออกแบบ ขั้นตอนที่ 4. การเขียนและทดสอบโปรแกรม (Construction) เป็นการเขียนและทดสอบโปรแกรมตามที่ได้ออกแบบไว้ ตามความต้องการของผู้ใช้ จะต้องมีลักษณะ ทำงานได้ผลตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ทำงานได้ถูกต้องไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อน เชื่อถือได้ แก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ขั้นตอนที่ 5. การทดสอบระบบ (Testing) เป็นการทดสอบระบบหลังจากเขียนโปรแกรมไปแล้ว เพื่อตรวจสอบความผิดพลาด มีวิธีการดังนี้ การทดสอบรวม (Integration Test) - ดูการเชื่อมโยงระหว่างโปรแกรม การทดสอบทั้งระบบ (System Test) - ทดสอบตั้งแต่เริ่มโปรแกรม จนได้ผลลัพธ์ การทดสอบการยอมรับระบบ (Acceptance Test) - การให้ผู้ใช้ได้ใช้งาน นอกจากนี้ยังมีงานต่าง ๆ ที่ต้องทำ คือ 1. การเตรียมเอกสารระบบ - คู่มือระบบและโปรแกรม คู่มือปฏิบัติงาน คู่มือผู้ใช้ 2. การฝึกอบรมผู้ใช้ - เป็นการเตรียมการใช้งานให้กับบุคลากรในการใช้ระบบงานใหม่ มีหลายวิธี คือ 3.การฝึกอบรมโดยการจัดกลุ่มสัมมนา (Seminars and Group Instruction) 4.การฝึกอบรมวิธีปฏิบัติงาน (Procedural Training) 5.การฝึกอบรมโดยการบรรยาย (Tutorial Training) 6.การฝึกอบรมโดยการจำลองสถานการณ์ (Simulation) 7.การฝึกอบรมโดยการปฏิบัติงานจริง (On the job Training) ขั้นตอนที่ 6. การเปลี่ยนระบบ (Conversion) การเปลี่ยนจากระบบงานเดิมมาเป็นระบบงานใหม่ที่ได้ออกแบบและพัฒนาเรียบร้อยแล้ว มี 4 วิธีการ คือ 1.การเปลี่ยนระบบทันที (Direct Conversion) เหมาะกับระบบเดิมที่ไม่มีประโยชน์ต่อองค์กรแล้ว 2.การเปลี่ยนระบบแบบคู่ขนาน (Parallel Conversion) เป็นการใช้ระบบเก่าและระบบใหม่พร้อมกัน 3.การเปลี่ยนแปลงระบบตามหน่วยงาน (Modular Conversion) หรือ หลักการแบบนำร่อง (Pilot Approach) เป็นการนำระบบไปใช้ในบางหน่วยงาน 4.การเปลี่ยนแปลงระบบที่ละส่วน (Phase-In Conversion) แบ่งตามส่วนระบบงาน หลังการการพัฒนาระบบไปแล้ว อาจมีปัญหาต่าง ๆ ตามมา ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขกระทำได้ 2 วิธี คือ 1.การบำรุงรักษาระบบ (Maintenance) 2.การเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมด (redevelopment)